コンピューターの使用が当たり前になっている現代でも、会議や研修に用いる資料等は紙媒体で用意する企業がほとんど。そのためほとんどの企業は、オフィスにコピー機を設置しています。しかし、コピー機の性能やメーカーや製品によって大きく差があります。導入の際は、各製品をしっかりと吟味して、自社に合ったものを選びましょう。

オフィスのコピー機は安定性が重要

オフィスに導入するコピー機につきまして、コストや印字品質はもちろん大切ですが、こちらではより安定性が重要であることを解説いたします。

なぜ安定性が求められるのか。それは、どれほど性能が良くても、コストに優れていても、トラブルが起こった場合は業務進行の妨げになってしまうためです。

コピー機のトラブルの中でも、特に多いのは以下の4つです。

①印刷中に紙が詰まる
②印刷物に黒い線が入る
③文字や線がかすれる
④コピー機自体が稼働しなくなる

このうち、①②③につきましては、自社での解決が可能です。以下、解決方法です。

①紙が詰まっている場所を特定し、用紙を引っ張り出す
②原稿を読み取るスキャナ部分をウェットティッシュなどで掃除する
③トナーカートリッジを新しいものに交換する

ただし、コピー機自体が稼働しなくなる④のトラブルに関しましては、自社での解決が難しくなっています。メーカー等に連絡し、修理を依頼しなければなりません。複数のコピー機を備えている場合は問題ありませんが、オフィス内に1台のコピー機しかない場合、場合によってはしばらくコピー機を使用できません。業務が滞ってしまいますので、できるだけトラブルが少なく、安定して稼働する製品を選ぶことをおすすめします。

メーカーの保守サービスの内容も確認しましょう

どのコピー機を導入しても、トラブルが一切ないとは言えません。万が一トラブルが起こった時、迅速に対応してもらうためには、メーカーの保守サービスについて導入前に確認しておきましょう。具体的な内容としては、対応してくれるトラブルの内容や保守拠点の数、拠点がある地域、対応してくれる時間帯等が挙げられます。

保守サービスに力を入れているメーカーとしては、RICOH（リコー）が有名です。保守拠点が他のメーカーに比べて圧倒的に多く、また24時間・365日フルタイムで保守サービスを提供しているので、万が一トラブルが起こった際は地域に関わらず迅速に対応してもらえます。リコーのコピー機は、故障が少ないという評価もあるので、オフィスに導入するコピー機として検討してはいかがでしょうか？

レンタルのコピー機で保守サービスは受けられるの？

開業したばかりの企業や、一時的に開設したオフィスでは、コピー機を購入せずにレンタルするケースがあります。その場合、メーカーによる保守サービスを受けられるか、疑問に感じることでしょう。レンタルしたコピー機でメーカーによる保守サービスを受けられるかは、レンタル会社によって異なります。

例えばレンコピ（copy.rentalbusters.net）は、全国対応のメーカー保守をつけたコピー機をレンタルしています。このようなレンタル会社であれば、安心してご利用いただけます。レンタルの場合は、メーカーの保守サービスの内容に加えて、メーカーの保守サービスを受けられるレンタル会社かも、併せてご確認ください。