プリンターは企業が所有している中で、比較的使用頻度が高い機械です。使用頻度が高いということは、それだけトラブルが起こりやすいということ。そして、トラブルが起こった時に困りやすいということです。特に繫忙期など、忙しい時にプリンターが動かなくなってしまっては業務に支障が出ますよね。

プリンターに起こるトラブルの内容は様々ですが、その中には自社で解決が可能なトラブルもあります。こちらでは、自社で解決できるトラブルとその原因、解決方法をご紹介します。

●紙詰まり

プリンターに起こるトラブルの中でも、特に多いのがこの紙詰まりのトラブルです。紙詰まりが起こる原因は2つ。１つ目は、給紙トレイの用紙ガイドの位置が間違っていることです。用紙ガイドの位置が誤っていると、用紙がまっすぐプリンターの中に取り込まれず、詰まりを起こす原因になります。

もう1つの原因は、給紙トレイに用紙を入れすぎていることです。多めに用紙が補充されていると、同時に2、3枚の用紙が取り込まれやすくなります。必ず上限を超えないように補充してください。

＜解決方法＞
紙詰まりは、詰まった用紙を引き出すことで解決できます。用紙を引き出してもエラーが消えず、印刷ができない場合、内部にちぎれた用紙が詰まっている可能性が高いです。特に引き出した用紙が破れていると気づいた場合は、プリンターの内部を入念にチェックしましょう。

●印刷ミスや印字品質の低下

印刷された用紙を確認すると、文字がかすれていたり、スジが入っていたりすることがあります。これは、プリントヘッドや給紙ローラーが汚れていることや、トナーの量が減っていることが原因です。プリントヘッドや給紙ローラーが汚れていると、本来付着しないはずの場所にトナーが付着したり、用紙が上手く送り込まれなかったりします。また、トナーの量が少ないと、上手く文字や画像が印字されません。これが印刷ミスや印字品質の低下に繋がります。

＜解決方法＞
まずは、プリントヘッドや給紙ローラーのメンテナンスをしましょう。プリントヘッドをメンテナンスする機能は、プリンターに備わっています。給紙ローラーは、水に濡らした布を使って拭くことでメンテナンスができます。

プリントヘッドや給紙ローラーのメンテナンスをしてもトラブルが解決しない場合は、トナーの残量をご確認ください。残量が少ない場合は、新しいトナーへの買い替えが必要です。リサイクル品と呼ばれるトナーならば、純正のトナーに比べて低価格で購入できます。印字品質は純正のトナーと変わらないので、コスト削減を考えた時におすすめです。

トラブルの原因を理解していれば、トラブルが起こる可能性を下げられます。そして解決方法を知っていれば、いざという時にスムーズに対処できます。こちらで紹介した紙詰まりや印字ミス、印刷品質の低下のトラブルの他、主要なトラブルについて調べておきましょう。